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钦州市老年大学日常工作规范

2016-10-17 作者:

为约束本校全体管理工作人员,规范办事程序,理顺工作关系,使全校各项工作协调、高效进行,特制订本日常工作规范。

一、    会议制度

(一)会议级别

根据会议议题的重要程度和涉及面的大小,本校的会议大体分为4个级别。

1、   校务委员会全体会议

原则上每学期召开一次,需要时可临时增开会议。会议由校委会主要领导主持。

参加对象:校务委员会全体成员。

主要议题:讨论学校重大工作并做出决策,审议学校发展规划、学年(学期)工作计划或总结,或研究其他重要事项。

2、   校长办公会

原则上每月召开一次,由校长或常务副校长主持。

参加对象:全体正副校长及各处室主要负责人。

会议主要内容:传达上级有关会议、文件精神,研究贯彻意见;研究部署新学期工作要点及近期工作任务;审议学年、学期工作总结;研究审议其他需要集体研究的事项。

3、   全体工作人员会议

原则上每一至两个月召开一次,或根据工作需临时决定。由校长或副校长主持。

会议主要内容:总结近期工作,部署有关工作任务,传达贯彻校长办公会议精神。

4、   专题工作会议

根据工作需要不定期召开。由分管副校长主持。

会议内容:研究、讨论、落实某些方面的工作,或解决某些方面的问题。

参加对象:主管领导、有关处室和群团组织的负责人以及其他应该参加的人员。

(二)会议安排的原则

1、有关全局工作的会议或讨论重大决策的会议一般由校长决定;分管领导认为需要召开的会议,或者各处室要求召开的专题会议,均应通过办公室提出会议申请,报校长审批。

2、办公室提出会议申请时,要明确标定会议名称、召开的目的、议程、参加人员、时间地点等。校长审定以后,一般要提前3天通知与会人员,做好发言准备或做好调查研究工作;可发文部署的工作,原则上不召开全校性会议部署;可合并召开的会议合并召开。

3、办公室提交会议讨论的议题必须与所开会议的级别相适应。分管领导可以审批解决的问题,不要安排会议讨论;下一级别会议可以解决的问题,不要安排到上一级别会议讨论。

4、会议安排要遵循精简、高效的原则,尽量减少会议次数、缩小与会人员范围、缩短会议时间。

5、办公室要切实做好会议材料准备、会议通知、会场布置、会议报到、会议记录、会场服务、宣传报道等工作。

(三)会议保密要求

在会议尚未达成统一意见或形成决议的时候,任何人不得将会议内容和讨论的情况向会外人员透露;虽形成决议,但尚未达到既定的发布时机时,也不得将会议信息上传下达。一俟时机成熟,由校领导或办公室以会议的形式或文字通知、通告的方式公布。

二、    收文阅办程序

    1、外部送达的文件、邮件、传真件、信函、内部刊物、资料等,办公室签收后,要做好收文登记。

   2、对于需要拟办的文件,如上级主送本校需要贯彻落实的文件,各处室或班级、社团等主送本校的请示性文件,其他单位主送本校需要答复的文件,办公室主任要认真阅读,并在文件处理笺上提出初步处理意见。关系全局的重要文件直接送校长批示,然后传给其他领导和有关人员阅办;只涉及某些方面的文件,先送分管领导提出拟办意见,再送校长批示,然后传给有关人员阅办。

    对于阅知性文件,只需送有关人员阅知即可。

   三、发文程序

    1、发文的内容

    本校发给上级机关的请示、报告、回复等文件,下发的通知、决定及指导性文件,对不相隶属机关的商函、复函等。

    2、学校上报、下发的正式文件由办公室执行,各部门一律不得向上、向下发送正式文件。

    3、文件制发要严格按照拟稿、核稿、编号、签发、打印、校对、用印、登记、分发等程序进行。

    草拟的文稿前边用公文稿头纸。拟稿人要将形成文稿有关的文字资料和拟稿依据附在文稿后面。

    比较重要的文件由办公室拟稿,分管副校长审核,校长签发,校长外出或因其他原因不能签发时,授权常务副校长签发;一般性文件或属于某方面工作的文件由办公室或有关处室拟稿,分管领导审核并签发。

    发文编号要每年按照“钦老大报”、“钦老大发”、“钦老大函”三种类型分别编号。

    4、所有文书原稿(草稿、定稿、附件、批复等)要与正式文件同时存档备查。

    四、保密工作要求

    1、会议保密(见第一条第三点)

     2、文件及文字资料保密

    1)上级来文如有密级划分,需按规定控制传阅范围。

2)本校不宜公开的文字资料(含表格),如各类会议资料,采集的教师和学员信息档案,人事、劳资、财务资料等等,不得在公开场合摆放,不得给无关人员阅览;打印室工作人员要给文件夹设定密码,保存这些资料,或者及时制作备件输入U盘,交办公室妥善保管。

五、财务支出管理

    1、严格执行国家有关财务规章制度规定的开支范围和开支标准。

    2、教学设施设备和其他物品的购买、维护费用,由有关管理人员或班级、团队用文件申报教务处或办公室,再由办公室主任呈报分管领导提出意见后报校长审批。较大项目的开支应由校长办公会议决定。

    3、各项支出必须使用合法票据,且经手人和证明人要在票据上签字确认,分管领导或科室领导审核签字,最后呈校长审批。

    4、财务收支建立流水帐,便于以后查询。